Online eventmanager

Online eventmanager

Sinds de corona pandemie hebben online events zich in een razend tempo ontwikkeld. Er zijn oneindig veel platforms, formats en interactietools ontwikkeld om het gevoel van een fysiek evenement na te bootsen. Steeds vaker worden er vacatures geplaatst voor een online eventmanager. Maar waar houdt een online eventmanager zich eigenlijk mee bezig?

Interim eventmanager

het verschil tussen een hybride en online evenement

Een hybride evenement is een mix tussen een fysiek evenement en een online evenement. Deelnemers kunnen het fysieke evenement bijwonen, maar het evenement wordt ook online gestreamd. Dit betekent dat je het evenement vanaf diverse locaties kunt bekijken. Iedereen bekijkt tegelijkertijd dezelfde inhoud. Interactie bij een hybride evenement is noodzakelijk om zo de hybride deelnemers te blijven prikkelen. Het is bijvoorbeeld mogelijk om de hybride deelnemers in één online break out room te plaatsen en de fysieke deelnemers in een fysieke ruimte aan het werk te zetten. Een hybride evenement vindt vaak plaats bij een evenementenlocatie. Een sterke internetverbinding is hierbij essentieel.

Een online evenement vindt geheel digitaal plaats. Dit betekent dat alle deelnemers een link ontvangen om het evenement vanuit huis of kantoor te bekijken. Een online evenement uitzenden kan vanuit een studio, eigen locatie, evenementenlocatie of vanuit huis.

Wat doet een online eventmanager?

Een online eventmanager organiseert een evenement wat online of hybride gaat plaats vinden. Denk hierbij aan de werkzaamheden zoals programma samenstellen, planning, coördinatie en uitvoering van het evenement, maar ook de afstemming met sprekers, presentatoren en de techniek. De techniek is het belangrijkste onderdeel. Zonder techniek geen evenement. Naast kwalitatief licht en geluid is het belangrijk om diverse eventonderdelen goed in beeld te brengen. Een online eventmanager denkt na over de meest geschikte studio setting en de volgorde van de diverse programma-onderdelen.

Event communicatie is ook een zeer belangrijke taak van een online eventmanager. De huisstijl van de opdrachtgever kan bijvoorbeeld in diverse elementen terugkomen. Denk aan de vormgeving van de studio, zoals het toevoegen van roll-up banners of de selectie van meubilair in een bepaalde kleur.  Online communicatie is ook een manier om de huisstijl in door te voeren. Denk aan de registratiewebsite van het evenement, maar ook intro’s, outro’s of nametags in de branding van de opdrachtgever.

De online eventmanager zorgt ervoor dat alles voor, tijdens en na de uitzending op rolletjes verloopt. Voor de opname van het online event loopt de online eventmanager samen met de sprekers, presentator en de technici het gehele programma door. Tijdens het event zorgt de online eventmanager voor timemanagement en neemt plaats bij de technici. Na de uitvoering van het online evenement zijn de beelden vaak bruikbaar voor diverse online marketing/communicatie activiteiten. De online eventmanager kan dit gehele traject uit handen nemen. 

Event planning

Interactie en netwerken tijdens een online of hybride event

Tijdens een fysiek evenement creëert een eventmanager altijd voldoende ruimte in het programma om de bezoekers te laten netwerken. Denk aan een netwerklunch, speeddate sessies, een expo of een netwerkborrel. Bij een online evenement is er geen fysiek contact, maar de online eventmanager helpt bij het creëren van online netwerkmogelijkheden. Het is mogelijk om diverse online break-out rooms aan te maken en deelnemers in te delen op een bepaald interessegebied. Een app kan ook een grote rol spelen in het bevorderen van netwerken. Door bijvoorbeeld de inzet van een event/ netwerk app kun je voorafgaand aan het evenement al zien welke deelnemers het evenement bijwonen. Een event app biedt diverse opties zoals chatten, speeddaten en meetings inplannen op een later moment.

Het is noodzakelijk om dynamiek en interactie in te bouwen bij een online evenement. Hoe meer dynamiek en interactie, hoe hoger de beleving en betrokkenheid. Dit voorkomt dat de online deelnemers afhaken. Denk aan wordcloud, een poll, een quiz of een chat functie. Op deze manier genereer je input uit het online publiek en dit kun je gebruiken voor de inhoud van het online evenement. Het inlassen van een kort pauzemoment is ook vaak verstandig. Denk hierbij aan het toevoegen van muziek of entertainment. De online deelnemers kunnen zich na het pauzemoment weer volop focussen op de inhoud. 

Kun jij hulp gebruiken bij de organisatie van jouw online event en wil je een online eventmanager inschakelen? Neem dan contact op met Live by Loes.