Interim eventmanager
In geval van ziekte, uitval of verlof van een eventmanager in vaste dienst, is het vinden van een goede vervanger op korte termijn erg lastig. Freelancers werken vaak per opdracht en een nieuwe medewerker aannemen is overbodig, want er komt een moment dat de eventmanager in vaste dienst weer gaat werken. Een interim eventmanager zou in deze situaties een perfecte oplossing bieden.
Wat betekent interim?
Het Latijnse woord interim is afgeleid van ‘ad interim’. Dit betekent ‘in de tussentijd’.
Een interim eventmanager is iemand die ergens tijdelijk werkt zonder vast dienstverband. Vaak ter vervanging van een collega. Een interim eventmanager is zelfstandig en in staat om het roer van projecten over te nemen voor een bepaalde periode. In tegenstelling tot een freelancer, is het voor een interimmer niet altijd mogelijk om het project helemaal af te ronden. Het kan voorkomen dat de vaste medewerker weer in staat is om te werken en dan dienen de projecten overgedragen te worden, terwijl er nog ontwikkeling is.
Wat doet een interim eventmanager?
Een interim eventmanager werkt meestal op de communicatie afdeling en is verantwoordelijk voor de opzet, organisatie, uitvoering, registratie en communicatie van meerdere evenementen tegelijkertijd. Het is een dynamische functie waarbij de interimmer een coördinerende rol vervult bij de totstandkoming van het evenement. Bijbehorende werkzaamheden zijn:
- Het creëren van een concept en het opstellen van een programma
- Het aansturen en te woord staan van externe partijen
- Het inzetten en briefen van sprekers, entertainment en presentatoren
- Het opvragen, vergelijken en onderhandelen van offertes
- Het budgetteren van de begroting en het financieel management van het evenement
- Het coördineren, schrijven en aanleveren van teksten voor diverse communicatiemiddelen
- Het opstellen van een registratietraject en bijbehorende eventcommunicatie
- De verantwoording nemen over de technische eventproductie
- Het uitvoeren en begeleiden van het evenement
Een interim eventmanager verzorgt de documenten die cruciaal zijn bij de organisatie en uitvoering van het evenement. Het draaiboek is een document waar contactgegevens, tijdschema’s, plattegronden en afspraken rondom het evenement in staan. Dit document biedt het totaalplaatje van het evenement. De sprekers briefing is een document ter voorbereiding van de spreker op het evenement. Hierin staan tijden, afspraken, kledingvoorschriften, teksten en praktische informatie. Tot slot is de interim eventmanager ook verantwoordelijk voor het technische draaiboek. In het technische draaiboek staat per programmaonderdeel overzichtelijk aangegeven welke acties er door de technici uitgevoerd dienen te worden en op welke tijd. De interim eventmanager is er verantwoordelijk voor dat iedereen zich tijdens het evenement aan de aanwijzingen van de briefings houdt. Bekijk hier de mogelijkheden van event ondersteuning.
het voordeel van interim eventmanagers
Werken met een interim eventmanager is vaak handig in drukke tijden als er diverse projecten tegelijkertijd lopen. Een interimmer kan inspringen op het moment dat een vaste medewerker uitvalt en kan op zelfstandige basis diverse projecten coördineren. Vaak wordt een interim eventmanager gezien en behandeld als een ‘gewone’ collega. De interimmer is aanwezig bij overleggen en calls en wordt op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen, visie, missie en strategie van het bedrijf. In de meeste gevallen krijgt de interim eventmanager een zakelijk e-mailadres van de organisatie. Hiermee communiceert de interim eventmanager namens de opdrachtgever met externe partijen. In tegenstelling tot een freelancer, wordt de interim eventmanager vaak opgenomen in het team en hierdoor weet de interim eventmanager zich naadloos aan te passen aan de organisatie.
Ben jij geïnteresseerd in het inzetten van een interim eventmanager voor online, hybride of fysieke evenementen? Neem contact op met Live by Loes om de mogelijkheden te bespreken.