Freelance eventmanager

Freelance eventmanager

Een professioneel en kwalitatief evenement organiseren kost meestal veel tijd. Vaak zijn er bij opdrachtgevers een aantal ideeën of wensen rondom het evenement, maar is er simpelweg geen tijd of kennis in huis om hier follow-up aan te geven. Agenda’s raken snel vol, leveranciers zoeken kost tijd en verrassende ideeën ontwikkelen is vaak moeilijker dan gedacht. In dit soort situaties is het goed om een freelance eventmanager in te schakelen. Een freelance eventmanager ondersteunt namelijk op álle onderdelen van het evenement.

Online eventmanager

Werken met een freelance eventmanager

Een freelance eventmanager is ad-hoc beschikbaar om te helpen bij een evenement. Van het maken van verrassende concepten voor evenementen tot de complete coördinatie en productionele uitvoering van het evenement. Het is mogelijk een freelance eventmanager in te schakelen op basis van een uurtarief, maar het kan ook op basis van een vaste prijs per project.
Bij het inschakelen van een freelance eventmanager stel je (gezamenlijk) een briefing op waarmee je de afspraken voor het project met elkaar op papier zet. Denk hierbij aan de datum van het evenement, locatie, aantal personen, cateringwensen, techniekwensen, etc. 
De rolverdeling tussen de organisatie en de freelance eventmanager is daarbij ook erg belangrijk. Vaak is de opdrachtgever inhoudelijk expert en (deels) verantwoordelijk voor de communicatie. De freelance eventmanager focust zich meestal op de logistieke ondersteuning.

Wat doet een freelance eventmanager?

Een freelance eventmanager is veelzijdig inzetbaar. Het begint bij de conceptontwikkeling.
Een freelance eventmanager is vaak creatief, innovatief en kan zeer goed out-of-the-box denken. Door jarenlange ervaring is een eventmanager op de hoogte van de laatste trends op het gebied van techniek, entertainment, sprekers en aankleding. Bij de conceptontwikkeling wordt het eventconcept gecreëerd, dat aansluit op de doelgroep en ervoor zorgt dat het doel van het evenement wordt behaald. Na akkoord is een freelance eventmanager verantwoordelijk voor advisering, planning en de coördinatie van het project. Denk aan de afstemming met leveranciers, evenementenlocaties en externe partijen. Daarnaast zorgt de freelance eventmanager er voor dat alle deadlines ruimschoots worden behaald. Hiervoor worden documenten opgemaakt zoals een draaiboek, technisch draaiboek en een sprekersbriefing. Tegelijkertijd loopt er ook een event communicatietraject. Denk hierbij aan het versturen van uitnodigingen, herinneringen en het eventueel verzorgen van een website voor het evenement.

Met een freelance eventmanager werk je gezamenlijk toe naar de belangrijkste dag: de productionele uitvoering van het evenement. De evenementenlocatie wordt omgetoverd tot de perfecte plek voor jouw evenement. Voorafgaand zorgt de freelance eventmanager dat alle puntjes op de i staan. Dit betekent een generale repetitie en een technische doorloop met een techniek check. Als alle deelnemers zijn gearriveerd kan het event beginnen en zorgt de freelance eventmanager dat alle puzzelstukjes op z’n plek vallen. Denk hierbij aan de aansturing van personeel en de catering, maar ook aan timemanagement en de coördinatie van de techniek. Alles om ervoor te zorgen dat jij kan genieten van het evenement. Jij kunt je volledig focussen op de gasten tijdens het evenement. Hiermee pluk je de vruchten van de inzet van een freelance eventmanager.

Freelance eventmanager

Specialisatie binnen de eventbranche

De evenementenbranche is zeer breed. De meeste freelance eventmanagers hebben een specialisatie in een bepaald soort evenement of richten zich alleen op één bepaalde doelgroep.
Wil je een vrijgezellenfeest, bruiloft of babyshower organiseren? Dan is het verstandig om een particuliere eventmanager in te schakelen. Wil je een beurs, conferentie of netwerkbijeenkomst organiseren? Dan is het handig om een zakelijk eventmanager – zoals Live by Loes –  in te schakelen.

Daarnaast heeft er sinds de coronapandemie ook een grote verandering plaats gevonden met betrekking tot de manier waarop er evenementen worden georganiseerd. Denk aan fysieke evenementen, hybride evenementen of online evenementen. Deze evenementen vereisen een andere manier van voorbereiding. Bij het inschakelen van een freelance eventmanager is het altijd goed om de ervaring, specialisatie en portfolio op te vragen. Zo ben je verzekerd van een freelance eventmanager met de juiste kennis voor jouw event. Klik hier om de event cases van Live by Loes te bekijken en klik hier om contact op te nemen om de mogelijkheden te bespreken.